Begriffserklärung

Eine Proforma-Rechnung ist ein wichtiges Dokument. Es handelt sich um eine Rechnung, die nicht bezahlt wird. Sie wird nur der Form halber – „Pro Forma“ erstellt wird. Es gibt vielfältige Gründe für die Ausstellung dieses Dokumentes, welche nachfolgend ausführlich beschrieben werden.

 

Wieso soll ich eine Proforma-Rechnung erstellen und wofür wird diese benötigt?

Eine Proforma-Rechnung dient als Grundlage für eine Zollanmeldung. Sie wird im grenzüberschreitenden Warenverkehr verwendet. Sie wird immer dann erstellt, wenn keine Handelsrechnung erstellt werden kann. Wenn Sie z.B. eine Ware zur kostenlosen Reparatur zurück an den Hersteller im Ausland versenden, wäre das ein Beispiel, bei dem Sie dieses Dokument erstellen würden. Sie verrechnen Ihrem Lieferant zwar nichts, aber die Ware muss am Zoll angemeldet werden. Damit das geschehen kann, erstellen Sie dieses Dokument.

 

In welchem Fällen sollte eine Proforma-Rechnung erstellt werden?

Anbei einige Beispiele (Liste ist nicht abschliessend):

  • Die Warensendung wird nicht verrechnet
    • Sendungen zur Reparatur oder nach Reparatur zurück
    • Veredelung einer Ware
    • Rücksendung einer Ware zurück an den Lieferanten
    • Die Ware wird verschenkt
  • Die Warensendung wird verrechnet aber zum Zeitpunkt der Verzollung kann die Rechnung noch nicht erstellt werden.
    • Aus systemtechnischen Gründen (Rechnung kann erst nach Verladung erstellt werden)
    • Die Ware wurde bereits verrechnet im Zuge einer Sammelrechnung
    • Es liegt ein mündlich abgeschlossener Kaufvertrag vor

 

Wie sieht eine Proforma-Rechnung aus?

Beispielsweise so:

Beispiel Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung sieht wie eine normale Handelsrechnung aus. Nur sollten Sie sie als „Proforma-Rechnung“ betiteln oder mit „Rechnung nur für Zollzwecke“. Folgende Angaben sollten immer darauf enthalten sein.

  • Komplette Adresse des Verkäufers (Exporteur)
  • Komplette Adresse des Käufers (Importeur)
  • Lieferadresse (falls abweichend vom Importeur)
  • Ort und Datum
  • Lieferkondition mit Angabe des Incoterms
  • Warenpositionen mit detaillierter Beschreibung der Ware, Anzahl, Wert
  • Packstück-Anzahl und Gewicht (falls nicht anderswo vermerkt)
  • Grund für die Erstellung einer Proforma-Rechnung (siehe oben)

 

Gibt es eine Vorlage dazu?

Ja, wir haben Ihnen hierfür eine Vorlage erstellt. Das ist ein sehr einfaches Formular, welches wir eher Privatpersonen oder kleinen Firmen empfehlen. Falls Sie diese Vorlage verwenden, drucken Sie das fertige Dokument idealerweise auf Ihr Briefpapier und senden Sie uns die Datei unterschrieben als PDF-Datei zu.

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